Examen interne des demandes de subvention

Instructions à l’intention des demandeurs de subventions

Depuis le 1er septembre 2005, tous les nouveaux chercheurs et les chercheurs occupant des postes menant à la permanence à l’HGM et à l’HRV sont tenus de présenter toutes leurs demandes de subventions à un examen interne.

(Note : l’HME, l’ITM et l’INM ont établis leurs propres procédures d’examen interne des demandes de subventions et de bourses.)

Les renseignements suivants sont requis au moins trois semaines avant la date limite fixée par l’organisme subventionnaire.

  1. 1. Veuillez remplir la Partie A du formulaire de soumission obligatoire et la soumettre avec votre demande de subvention (voir le point no 2 ci-dessous). Ce formulaire servira de dossier dans le cadre du processus d’examen et il est nécessaire afin que votre demande de subvention soit signée par le Dr Vassilios Papadopoulos (ou un(e) remplaçant(e) désigné(e)).
  2. 2. Veuillez fournir en pièce jointe un projet de votre demande de subvention. Plus il est exhaustif, plus vos examinateurs seront en mesure de vous aider.
    Sont exigés les éléments suivants :
    1. i. le module Subvention de fonctionnement;
    2. ii. les feuilles de sommaire;
    3. iii. dans le cas d’un projet présenté de nouveau, inclure les commentaires du précédent ainsi que vos réponses.

    Les éléments facultatifs (mais recommandés) sont :

    1. iv. le module Budget accompagné d’une justification;
    2. v. le module CV. (Les CV de vos collaborateurs ne sont pas nécessaires.)
  3. 3. Votre demande est transmise à deux personnes qui ont accepté d’en faire l’examen, dont on vous communiquera les noms et les coordonnées. Vous devez organiser une rencontre en personne avec elles en leur allouant une semaine pour la lecture de votre demande de subvention.
  4. 4. Au terme de cette rencontre en personne, vous devez soumettre de concert avec votre examinateur le « Formulaire d’examen » (Review Form) dûment signé par vous et votre examinateur que vous transmettrez par TÉLÉCOPIEUR à l’attention de Dre N. Bernard au 514-934-8239.
  5. 5. Une fois que vous nous aurez transmis votre « Formulaire d’examen » dûment signé et que le processus de collecte des documents pertinents sera terminé, vous recevrez le formulaire obligatoire signé que vous devrez avoir en main au moment de faire signer votre demande de subvention.
  6. 6. Nous communiquerons avec vous pour obtenir votre rétroaction afin de savoir si les commentaires qui vous ont été formulés étaient utiles et si vous envisagez la possibilité de demander à l’un de vos examinateurs de devenir votre mentor.

Votre rétroaction nous tient à cœur. Voilà pourquoi nous aimerions savoir si les commentaires qui vous ont été formulés étaient utiles. Enfin, veuillez nous faire part de tout commentaire qui pourrait nous permettre d’améliorer le processus.


Instructions à l’intention des examinateurs

Tous les renseignements contenus dans les demandes de subvention et les examens internes sont strictement confidentiels.

  1. 1. Nous vérifierons votre disponibilité avant de vous transmettre la demande de subvention à examiner. Nous établirons la meilleure correspondance possible entre le demandeur et vous à l’aide des mots clés que vous nous avez communiqués. Dans certains cas, certains demandeurs auront exprimé la demande que vous soyez l’examinateur.
  2. 2. Vous recevrez la demande de subvention (la plus complète possible), vous devrez en prendre connaissance puis rencontrer le demandeur pour en discuter.
  3. 3. Le(s) demandeur(s) organise(nt) une rencontre en personne pour discuter de la demande de subvention dans un délai d’environ une semaine après que vous avez reçu la demande. Vous n’êtes pas tenu de rédiger un examen détaillé.
  4. 4. Vous devez communiquer vos commentaires au demandeur de la manière la plus constructive possible, en vous inspirant des rubriques mentionnées dans la « Liste des critères d’examen » (Review Criteria List).
  5. 5. On invitera le demandeur à dresser une liste de contrôle des points dont vous avez discuté que vous et le demandeur devrez signer et dater.
  6. 6. À la suite du processus d’examen, nous communiquerons avec vous afin que vous puissiez répondre à un très court sondage.

Les demandeurs et la direction de l’IR du CUSM vous remercient du temps et des efforts consacrés à l’examen des demandes. Ils vous sont très reconnaissants de l’aide que vous leur apportez. Comme l’activité d’examen est enregistrée dans notre base de données, nous serons heureux de fournir, sur demande, une attestation de votre participation pour verser à votre dossier professionnel.