Les temps d'attente en radiologie rencontrent la technologie moderne

Au Centre universitaire de santé McGill (CUSM) il y a un peu plus d’un an, Dr. John Kildea, physicien médical, le Dr Tarek Hijal, radio-oncologue, et Mme Laurie Hendren, professeure à l’École d’informatique de l’Université McGill, ont reçu 150 000 $ pour financer un nouveau projet créatif visant à améliorer l’expérience de radiothérapie des patients. Ils ont remporté la bourse Challenge Q+ 2014, un concours lancé au CUSM en 2012 pour promouvoir, soutenir et récompenser une culture de qualité. Leur objectif principal consistait à faire en sorte que les patients aient des attentes réalistes et reçoivent des explications relativement au délai avant de recevoir des soins, car les temps d’attente sont des déterminants bien connus de la satisfaction globale des patients.

Aujourd’hui, le projet de Dr Kildea, Dr Hijal et Mme Hendren est non seulement en voie de devenir réalité, mais il enrichit l’expérience des patients.

« Notre projet original a connu une croissance exponentielle, avec l’aide de médecins, de physiciens, de radiothérapeutes, de patients et d’une équipe d’informaticiens, incluant des étudiants, qui ont analysé des algorithmes et utilisé des données existantes, affirme le Dr Hijal. Notre projet intègre désormais un système d’appel des patients, un système de gestion de la salle d’attente et une application pour les patients. Pendant que nous travaillions à évaluer les temps d’attente, nous avons dû déterminer comment les transmettre aux patients, et c’est là que ces éléments supplémentaires sont entrés en jeu. »

Le système de gestion inclut des guichets où les patients peuvent s’enregistrer dans une salle d’attente virtuelle avec leur carte d’assurance-maladie. Les guichets ont été initialement acquis dans le cadre d'un projet lancé par le Réseau de cancérologie Rossy, pour évaluer la faisabilité de l'enregistrement électronique des patients en radio-oncologie. Ce projet a été un succès, parce qu’il a permis de réduire les temps d'attente pour l'enregistrement et d’augmenter la satisfaction des patients.

De plus,  le système informe l’équipe soignante du nombre de patients en attente, de la durée et de la raison de l’attente. Lorsque l’équipe est prête à appeler le patient, quelqu’un clique sur « Appeler le patient ». Une alarme se déclenche et l’endroit où le patient doit se rendre s’affiche sur de gros écrans dans la salle d’attente.

L’application a été mise au point pour transmettre plus d’information aux patients. Le savoir, c’est le pouvoir, et la littérature révèle que le simple fait de connaître le temps d’attente réduit le stress des patients. L’application ressemble beaucoup au système virtuel de suivi des expéditions, qui permet de suivre où un colis est rendu dans le système et le moment prévu de son arrivée. L’idée consiste à démontrer que des progrès sont réalisés pendant l’attente. Le fait de savoir quand arrivera le colis, c’est un peu comme de savoir et de comprendre les étapes de planification de la radiothérapie. » 

« Nous voulions afficher l’information dans une version Web, mais nous nous sommes rendu compte que tous les patients ont leur téléphone, alors nous avons décidé de créer une application, explique Dr Kildea. Nous nous sommes ensuite mis à examiner les renseignements dont les patients peuvent avoir besoin. Tout à coup, nous avions cette toute nouvelle façon de transmettre l’information. »

L’application est personnalisée pour chaque patient. Ainsi, lorsqu’un patient arrive pour son rendez-vous, il peut s’inscrire à l’aide de son téléphone. Au lieu de se rendre à la salle d’attente, il peut aller à la cafétéria, à l’une des boutiques du site Glen ou simplement se promener. Puisque l’application assure une certaine géolocalisation, le patient ne peut pas s’inscrire à une dizaine de kilomètres de lieux, mais sur les terrains de l’hôpital. Bien sûr, il pourra toujours se rendre au bureau d’inscription ou à un guichet.

L’application inclut également les personnes-ressources, telles que le médecin de famille du patient, des avis, comme le report d’un rendez-vous que l’équipe soignante transmet au patient, la série des rendez-vous prévus, qui peut être visualisée sous forme de liste ou de calendrier, une carte pour voir le lieu exact du rendez-vous au site Glen, les résultats de laboratoire par codes de couleur pour indiquer des résultats normaux ou anormaux, une image pour indiquer la partie de la peau du patient qui sera touchée par la radiation et de la documentation pour les patients, qui sera offerte à toutes les phases des soins de radiothérapie afin d’être assimilée peu à peu plutôt qu’en un seul bloc. Tous ces renseignements peuvent être mis à la disposition d’autres professionnels de la santé, au besoin, pour favoriser des soins optimaux. L’équipe espère pouvoir offrir un jour l’application dans trois ou quatre autres langues que le français et l’anglais.

« Il y a d’autres applications pour les patients, mais en général, elles affichent de l’information générale ou demandent aux patients de saisir leurs propres données, explique Mme Hendren, qui a subi des traitements de radiothérapie au CUSM. La nôtre est différente, parce que nous leur fournissons leurs propres renseignements personnalisés. »

Bien sûr, la sécurité et la confidentialité des données sont essentielles pour l’équipe. Avec le personnel de la sécurité du CUSM, l’équipe s’est assurée d’encrypter doublement les données.

« Au Département de radio-oncologie du CUSM, nous faisons environ 3 500 consultations, 10 000 rendez-vous de suivi et 40 000 séances de radiothérapie planifiées par année, explique le Dr Hijal. Tous ces systèmes seront non seulement très avantageux pour les patients et leur famille, mais également pour nos équipes. »