Les archives médicales – Bureau d'accès à l'information

Le dossier médical est un document confidentiel conservé au service des archives médicales. Les archivistes médicaux assurent la divulgation des informations de santé conformément aux lois et règlements en vigueur au Québec.

En vertu de l’article 17 de la loi sur les renseignements de santé et des services sociaux, toute personne a le droit d’être informée de l’existence de tout renseignement la concernant détenu par un établissement de santé et d’y avoir accès. 

Afin d’obtenir une copie de votre dossier médical ou de celui de votre enfant, vous devez soumettre une demande écrite en remplissant le formulaire d’autorisation en ligne.

Cette demande peut être envoyée par la poste, par télécopieur ou par courriel à l’adresse suivante : [email protected]

Vous pouvez également remplir le formulaire en personne au bureau d’accès à l’information de l’hôpital où vous avez reçu des soins de santé, durant les heures d’ouverture.

Nous pouvons vous faire parvenir une copie des renseignements demandés par courriel, toutefois, si cette option n’est pas réalisable, veuillez indiquer un autre mode de transmission possible, ex. : télécopieur, courrier postal (30 pages au maximum).

Veuillez inclure les informations suivantes dans votre demande afin que nous puissions y répondre de manière appropriée :

• Nom et prénom du patient ;
• Date de naissance ;
• Numéro de la carte d’hôpital du patient selon le site ;
• Numéro de la carte d’assurance maladie ;
• Vos coordonnées complètes (nom, adresse, numéro de téléphone) ;
• Préciser les informations requises et la période visée ;
• Nom et prénom du destinataire ;
• Adresse du destinataire ;
• Date et signature de l’usager ou de la personne autorisée.

• L’usager lui-même s’il est âgé de 14 ans ou plus ;
• Le titulaire de l’autorité parentale si l’usager est âgé de moins de 14 ans ;
• Toute personne qui peut consentir aux soins d’une autre personne, le tuteur ou le mandataire à la personne s’il s’agit d’une personne incapable de donner un consentement valable ;
• L’héritier, le successible, le légataire particulier, le liquidateur de la succession, ou une personne désignée à titre de bénéficiaire d’une assurance vie ;
• Les personnes liées génétiquement à une personne décédée.

Afin d’éviter des délais supplémentaires dans le traitement de votre demande, veuillez vous assurer :

D’avoir signé votre demande à la main, par stylet ou via un logiciel de signature de documents, tel que DocuSign.

Que vous avez bien indiqué le nom de l’hôpital ou des hôpitaux dont vous souhaitez recevoir des informations dans la section « Établissement » du formulaire.

En vertu de l’article 34 de la Loi sur les renseignements de santé et des services sociaux, l’établissement doit répondre à une demande d’accès au plus tard dans les 30 jours qui suivent la date de sa réception.

Représentant de l’usager inapte

En vertu de l’article 26 de la Loi sur les renseignements de santé et des services sociaux, le tuteur ou le mandataire d’un majeur inapte a le droit d’être informé de l’existence de tout renseignement détenu par un établissement de santé le concernant et d’y avoir accès.

Pour toutes demandes d’accès, veuillez nous indiquer les raisons pour lesquelles vous désirez avoir accès au dossier médical d’un usager décédé en lien avec votre titre.

Veuillez joindre une copie du certificat de décès si l’usager est décédé ailleurs que dans notre établissement.

L’héritier, le successible, le légataire particulier, le liquidateur de la succession, ou une personne désignée à titre de bénéficiaire d’une assurance vie ou d’un régime de retraite.

En vertu de l’article 27 de la Loi sur les renseignements de santé et des services sociaux, l’héritier, le successible, le légataire particulier ou le liquidateur de la succession d’une personne décédée ou la personne désignée à titre de bénéficiaire d’une assurance vie ou d’une indemnité de décès par une personne décédée a le droit d’être informé de l’existence d’un renseignement la concernant détenu par un organisme et d’y avoir accès, à condition que cela soit nécessaire à l’exercice de ses droits et de ses obligations à ce titre.

Conjoint, ascendant ou descendant

En vertu de l’article 29 de la Loi sur l’information de santé et des services sociaux, le conjoint, l’ascendant direct ou le descendant direct d’une personne décédée a le droit d’être informé de l’existence d’un renseignement sur la cause du décès détenu par un établissement de santé et d’y avoir accès, à moins que la personne décédée n’en ait refusé l’accès.

Titulaire de l’autorité parentale

En vertu de l’article 31 de la Loi sur les renseignements de santé et des services sociaux, lorsqu’un mineur de moins de 14 ans est décédé, le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur a le droit d’être informé de l’existence de tout renseignement détenu par un établissement de santé concernant ce mineur et d’y avoir accès. Ce droit ne s’étend toutefois pas à un renseignement de nature psychosociale.

Personnes liées par le sang

En vertu de l’article 30 de la Loi sur les renseignements de santé et des services sociaux, les personnes liées génétiquement à une personne décédée ont le droit d’être informées de l’existence d’un renseignement la concernant détenu par un établissement de santé et d’y avoir accès, à condition que cela soit nécessaire à la vérification de l’existence d’une maladie génétique ou d’une maladie à caractère familiale.

Ce droit s’applique même si la personne décédée avait refusé l’accès à un renseignement relatif à la cause de son décès.

Le CUSM a l’obligation de vous informer des recours dont vous disposez, par conséquent nous vous invitons à prendre connaissance des dispositions de la loi (article 132 et articles subséquents de la loi susmentionnée) sur le site de la Commission d’accès à l’information. www.cai.gouv.qc.ca

Veuillez noter que le service des archives médicales est responsable des demandes d’accès à l’information contenue dans les dossiers médicaux. Si vous souhaitez recevoir une image d’un examen radiologique (sur CD), veuillez contacter le service d’imagerie médicale au lien suivant :

https://cusm.ca/imagerie-medicale

Lundi au vendredi : 8 h 30 à 15 h 30
Lundi au vendredi : 8 h à 15 h 30 (Hôpital de Lachine)

Veuillez noter que les bureaux d’accès à l’information du CUSM sont fermés :

• Les jours fériés (congés officiels) et exceptionnellement, les jours suivants :
• Le premier ou deuxième lundi de février
• 1er lundi d’août

L’accès aux renseignements est gratuit, cependant, certains frais de service peuvent s’appliquer.