Les archives médicales – Bureau d'accès à l'information

Le dossier médical est un document confidentiel conservé au service des archives médicales. Les archivistes médicaux assurent la divulgation des informations de santé conformément aux lois et règlements en vigueur au Québec.

Sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi : « le dossier d’un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n’est avec le consentement de l’usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom… » (Loi sur les services de santé et les services sociaux , article 19).

Si vous avez besoin d’une preuve de résultat au test de la COVID-19 pour des raisons de présence, le service des archives médicales peut vous l’envoyer par courriel.

Veuillez noter qu’une preuve de résultat n’est pas la même chose qu’une confirmation de votre résultat : nous vous prions d’attendre qu’un professionnel de la santé vous appelle et vous informe de votre résultat avant de nous contacter.

Pour avoir la preuve de votre résultat :

  • Veuillez envoyer un courriel à [email protected]
  • Veuillez intituler le courriel « Demande de preuve d’un résultat au test de COVID-19 : prénom nom »
  • Veuillez indiquer votre nom ou celui de votre enfant, sa date de naissance, le numéro de sa carte d’assurance maladie et le numéro de sa carte d’hôpital

Un membre de l’équipe des archives médicales vous répondra par courriel dans un délai de 24 à 72 heures.

Merci.

 

 

Comment faire une demande

Afin d’obtenir une copie de votre dossier médical ou de celui de votre enfant, vous devez soumettre une demande écrite en remplissant le formulaire d’autorisation en ligne.

Cette demande peut être envoyée par la poste, par télécopieur ou par courriel à l'adresse suivante: [email protected]

Vous pouvez également remplir le formulaire en personne, durant les heures d’ouverture du bureau d’accès à l’information de l’hôpital où vous avez reçu des soins de santé. 

Veuillez préciser les informations suivantes dans votre demande afin que nous puissions y répondre adéquatement :

  • Nom et prénom du patient;
  • Date de naissance;
  • Numéro de la carte d’hôpital du patient selon le site;
  • Numéro de la carte d’assurance maladie;
  • Vos coordonnées complètes (nom, adresse, numéro de téléphone);
  • Préciser les informations requises et la période visée;
  • Nom et prénom du destinataire;
  • Adresse du destinataire;
  • Date et signature de l'usager ou de la personne autorisée.

Qui doit signer la demande?

  • Patient de moins de 14 ans :  la demande doit être signée par un parent ou un tuteur légal.
  • Patient de 14 ans et plus :  la demande doit être signée par le patient ou le tuteur légal ou le mandataire.

La demande doit être signée

  • par le bénéficiaire lui-même s’il est âgé de 14 ans ou plus;
  • par le titulaire de l’autorité parentale si le bénéficiaire est âgé de moins de 14 ans;
  • par le curateur, le mandataire ou la personne pouvant consentir aux soins s’il s’agit d’une personne incapable de donner un consentement valable;
  • par les héritiers ou représentants légaux du bénéficiaire ou la personne ayant droit au paiement d’une prestation en vertu d’une police d’assurance sur la vie du bénéficiaire si celui-ci est décédé.

Délai de transmission

Selon l'article 24 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, l'établissement doit répondre à une demande d'accès dans les plus brefs délais.

Accès au dossier médical d’un usager inapte

Représentant de l’usager inapte

Art. 22 : Le tuteur, le curateur, le mandataire ou la personne qui peut consentir aux soins d’un usager a droit d’accès aux renseignements contenus au dossier de l’usager dans la mesure où cette communication est nécessaire pour l’exercice de ce pouvoir.

  • Document à fournir : Document officiel qui prouve la tutelle, la curatelle ou le mandat en cas d’inaptitude

Accès au dossier médical d’un usager décédé

Pour toutes demandes d’accès, S.V.P indiquer les raisons pour lesquelles vous désirez avoir accès au dossier médical d’un usager décédé en lien avec votre titre.

Veuillez joindre une copie du certificat de décès si l’usager est décédé ailleurs que dans notre établissement.

Héritiers, légataires particuliers, représentants légaux ou bénéficiaire d’une police d’assurance-vie ou d’un régime de retraite.

Art. 23 : Les héritiers, les légataires particuliers et les représentants légaux d’un usager décédé ont le droit de recevoir communication de renseignements contenus dans son dossier dans la mesure où cette communication est nécessaire à l’exercice de leurs droits à ce titre. Il en est de même de la personne ayant droit au paiement d’une prestation en vertu d’une police d’assurance sur la vie de l’usager ou d’un régime de retraite de l’usager.

Documents à fournir pour un héritier, légataire particulier ou représentant légal :

  • Copie du testament homologué par un juge ou un notaire
  • Copie du certificat de recherche testamentaire de la Chambre des Notaires du Québec
  • Copie du certificat de recherche testamentaire Du Barreau du Québec

Documents à fournir pour un bénéficiaire d’une police d’assurance-vie ou d’un régime de retraite :

  • Police d’assurance-vie ou preuve du régime de retraite

 Conjoint, ascendants ou descendants

Art. 23 : Le conjoint, les ascendants ou les descendants directs d’un usager décédé ont le droit de recevoir communication des renseignements relatifs à la cause de son décès, à moins que l’usager décédé n’ait consigné par écrit à son dossier son refus d’accorder ce droit d’accès.

Document à fournir

  • Copie du certificat de mariage pour l’épouse où l’époux
  • Preuve de relation pour les ascendants ou descendants (ex: certificat de naissance)

Titulaire de l’autorité parentale

Art. 23 : Le titulaire de l’autorité parentale a le droit de recevoir communication des renseignements contenus au dossier d’un usager âgé de moins de 14 ans même si celui-ci est décédé. Ce droit d’accès ne s’étend toutefois pas aux renseignements de nature psychosociale.

Personnes liées par le sang

Art. 23 : Les personnes liées par le sang à un usager décédé ont le droit de recevoir communication de renseignements contenus dans son dossier dans la mesure où cette communication est nécessaire pour vérifier l’existence d’une maladie génétique ou d’une maladie à caractère familial.

 Documents à fournir :

  • Preuve que vous êtes liées par le sang (ex: certificat de naissance)
  • Veuillez préciser le nom de la maladie recherchée

 

Coordonnées des hôpitaux

Hôpital Royal Victoria – Institut thoracique de Montréal (Site Glen)
CRC.7121 – 1001, boul. Décarie
Montréal (Québec)  H4A 3J1
Tél. : 514 934-1934 poste 31605
Téléc. :  514 843-2871

Hôpital de Montréal pour enfants (Site Glen)
CRC.7103 – 1001, boul. Décarie
Montréal (Québec)  H4A 3J1
Tél. : 514 934-1934 poste 24408
Téléc. :  514 412 4240

 

Hôpital général de Montréal
L6.120 – 1650, avenue Cedar,
Montréal (Québec)  H3G 1A4
Tél. : 514 934-1934 poste 42238
Téléc. : 514 934-8213

Hôpital neurologique de Montréal
163 – 3801, rue University
Montréal (Québec)  H3A 2B4
Tél. : 514 398-1901
Téléc. : 514 398-8467

 

Hôpital de Lachine
2C3 – 650, 16e Avenue
Montréal (Québec)  H8S 3N5
Tél. : 514 637-2351 poste 77232
Téléc. : 514 637-2285

 

Heures d’ouverture

Lundi au vendredi :  8 h 30 à 15 h 30
Lundi au vendredi :  8 h à 15 h 30 (Hôpital de Lachine)

Veuillez noter que les bureaux d'accès à l’information du CUSM sont fermés :

  • Les jours fériés (congés officiels) et exceptionnellement, les jours suivants :
  • 2e lundi de février
  • 1er lundi d'août

 

Frais exigibles

Conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, des frais peuvent être exigés selon le type de demande et le nombre de documents désirés par le patient, son tuteur légal ou son mandataire. Le tarif est disponible sur demande auprès du Service des archives médicales.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le service des Archives médicales.