Une équipe visionnaire et rigoureuse gère le vaste inventaire qui sert à traiter les patients

Des équipements les plus simples aux plus complexes, l’inventaire des équipements biomédicaux du Centre universitaire de santé McGill (CUSM) comporte des pièces et des appareils extrêmement variés. Des civières aux pompes à perfusion, en passant par les appareils de tomodensitométrie (CT scan), les moniteurs, les machines d’anesthésie pour la chirurgie et les équipements de laboratoire, il y a tout un éventail de technologies qui répondent avec précision à différents besoins. Et il y a une cinquantaine d’employés qui usent de leur rigueur et de leur sens de l’innovation pour entretenir et renouveler cet inventaire. 

Le service de gestion de la technologie biomédicale n’est certainement pas le plus connu du CUSM. Et pourtant, son rôle est très important, puisqu’il assure non seulement la gestion de l’inventaire des quelques 80 000 pièces d’équipement médicaux, non-médicaux et mobilier réparties dans tous les établissements du CUSM, mais également le soutien technologique requis pour l’acquisition de nouvelles pièces et l’entretien et la réparation de ces dernières.

Une partie de l’équipe, qui comprend des techniciens, des coordonnateurs, des professionnels en génie et des commis, est basée au site Glen. Les autres sont installés à l’Hôpital général de Montréal et à l’Hôpital neurologique de Montréal. Il y aura aussi bientôt quelqu’un basé à l’Hôpital de Lachine, pour offrir un soutien local.

« Chaque jour, nos techniciens en génie biomédical s’assurent que les équipements sont en bon état, qu’ils répondent aux normes, qu’ils sont sécuritaires et fonctionnels, dit Marie-Claude Trudel, la coordonnatrice du service. L’objectif ultime, c’est de soutenir la prestation des soins à l’aide de technologies efficaces et sécuritaires pour les patients et le personnel soignant. »

L’équipe met en œuvre un programme de contrôle et de gestion de la performance des technologies qui inclut, en plus de ce qui a été mentionné précédemment, une inspection systématique de la sécurité électrique et du fonctionnement des nouveaux équipements médicaux, ainsi qu’un suivi de la performance des équipements.

« Si on m’appelle pour un problème de configuration ou pour le bris d’une pièce dont je suis responsable, je dois évaluer si j’ai la capacité et l’expertise requises pour effectuer la réparation ou l’intervention. Si je ne suis pas en mesure de le faire, je dois alors contacter la compagnie, le manufacturier ou le distributeur  », dit Theodore Patrinos, technicien en génie biomédical.

Outre les services d’entretien préventif, de dépannage et de réparation offerts par les techniciens et coordonnateurs, des services de génie-conseil sont également offerts au personnel soignant et aux administrateurs.

« Lorsqu’une équipe clinique souhaite signifier un besoin matériel, elle doit suivre une procédure bien établie, explique Carlos Noriega, spécialiste en technologies biomédicales. Lorsque le projet et le budget sont approuvés par toutes les instances requises, notre équipe entre en jeu. Nous allons rencontrer les intervenants, déterminer avec eux quels sont les besoins, comprendre pourquoi ils veulent cet équipement-là, et nous les conseillons au meilleur de notre connaissance. »

Lorsqu’une pièce arrive en fin de vie, elle peut être remplacée par une nouvelle pièce du même type ou par une technologie plus récente. « Ce choix se fait toujours en fonction des besoins des cliniciens, avec notre soutien, ajoute Carlos. Nous sommes au service de l’équipe soignante ».

Comme il s’agit d’un domaine où les innovations sont nombreuses et fréquentes, les professionnels du CUSM assurent une vigie des technologies qui font leur apparition sur le marché, de même que des alertes et des recommandations qui sont émises pas différents organismes nationaux et internationaux, en vue d’apporter les mesures correctives nécessaires pour assurer la sécurité des équipements, des appareils et des installations.

« Nous voyons ce qu’il y a sur le marché, relevons les avancements technologiques et vérifions qu’ils répondent aux normes. Nous produisons ensuite un document technique sur lequel sera basé l’appel d’offre préalable à l’acquisition du ou des nouveaux appareils », dit Carlos.

En fait, les professionnels participent aux processus d’acquisition du début à la fin, soit de l’acceptation des projets à leur installation. « Il faut savoir où va aller l’appareil, s’il faudra déplacer quelque chose pour l’installer, si l’alimentation électrique devra être modifiée, etc. » explique Luis Farias, conseiller-cadre.

Le service offre aussi du soutien pour réviser certains processus entourant l’utilisation des équipements. « Environ 70 % des demandes de service découlent d’une utilisation non optimale de l’équipement ou d’une incompréhension liées à l’intégration des technologies utilisées simultanément. Dans ces cas-là, je dois en premier lieu corriger la situation et rendre les procédures opératoires sécuritaires pour le patient ainsi que le personnel clinique. Dépendamment de la complexité de la technologie, je dois parfois offrir des formations, avec la collaboration du personnel clinique en charge », explique Vincent Brissette, coordonnateur technique.

Il se fait également au sein de l’équipe du travail d’adaptation, afin que les équipements s’intègrent à leur environnement ou répondent à des besoins particuliers. Le déménagement au site Glen a accru ce type de travail, puisque l’équipe a dû voir à l’installation de nouveau matériel et de matériel existant dans de tout nouveaux espaces.

Heureusement, l’équipe peut compter sur le soutien essentiel des cinq commis qui aident à la bonne marche des activités courantes et accomplissent des tâches administratives liées entre autres à la gestion des bons de travail et aux communications avec les fournisseurs. « Effectuer les suivis auprès de la clientèle et des fournisseurs est essentiel pour s’assurer que les équipements soient disponibles dans les meilleurs délais suivant une réparation », explique Nancy Marino.

Enfin, il arrive que l’équipe soit appelée à résoudre un problème avec un appareil, et que la solution pour cet appareil n’existe pas. Dans certains cas, une pièce est créée sur mesure, pour répondre au besoin précis des utilisateurs. « Mais ça demeure exceptionnel », précise Marie-Claude. Exceptionnel ou pas, cela démontre le dévouement, la détermination et le génie de cette équipe hors pair.