Transformer les déménagements de bureaux en occasions de promouvoir la durabilité

Quand on pense au développement durable, les déménagements de bureaux ne sont probablement pas la première chose qui vient à l’esprit. Mais au CUSM, ils sont devenus une occasion surprenante de repenser notre façon de faire les choses. 

L’idée de développement durable nous encourage à trouver des moyens de répondre à nos besoins actuels sans nuire aux générations futures. À mesure que le CUSM prend conscience de l’importance de la durabilité et s’engage en sa faveur, nous modifions notre approche des projets tels que les déménagements de bureaux et, ce faisant, nous découvrons des moyens plus intelligents et plus responsables de réduire les déchets et de mieux utiliser les ressources. 

Au cours de l’année écoulée, l’équipe de planification et de gestion de projets a coordonné plusieurs déménagements importants — Ressources humaines, Télésanté, Approvisionnement et logistique, et Finances — tout en accordant une place centrale à la durabilité. 

Réutiliser avant d’acheter 

L’équipe de planification s’est donné pour priorité de réutiliser les articles existants pour les déménagements récents, en évitant l’achat de nouveaux meubles. 

« Lorsque nous avons déménagé les équipes au 5100, rue de Maisonneuve et au 2155, rue Guy, ces espaces étaient déjà meublés », explique Teresa Di Bartolo, gestionnaire de la planification et de la gestion de projets. De même, lorsque le département Approvisionnement et logistique (DAL) a emménagé dans un étage déjà occupé par le département de l’Information (DRI), l’espace était déjà équipé, ce qui a également réduit le nombre de trajets nécessaires pour déplacer les articles. 

Lorsque le budget le permet, les anciens luminaires sont également remplacés par des lampes DEL à faible consommation d’énergie, ce qui crée une ambiance plus chaleureuse et plus lumineuse et réduit la fatigue oculaire. Au cours de ce projet, plus de 400 luminaires ont été modernisés sur les deux sites, renforçant ainsi les efforts en matière de développement durable. 

Le mobilier a trouvé une seconde vie au sein du CUSM, y compris au Centre de simulation, ainsi que dans des écoles locales et même dans le cadre de projets internationaux. « Nous n’achetons rien et ne jetons presque rien », ajoute Pierre-Étienne Fortier, conseiller en planification. 

Par exemple : 

· Les stores en bon état du 8300 Décarie ont été réinstallés ailleurs. 

· Les chaises de bureau, les bureaux et autres meubles ont été réparés, redistribués ou donnés. 

Désencombrer d’abord 

Avant chaque déménagement, les équipes sont invitées à réduire leurs équipements. « L’époque où chaque personne disposait de huit classeurs est révolue », plaisante Teresa. 

Avec le soutien du service de gestion des documents, les documents obsolètes sont archivés, numérisés ou détruits de manière sécurisée. « Avec le déménagement des RH au 5100, nous avons rempli l’équivalent de 22 conteneurs Iron Mountain », note la planificatrice Rosemarie Lalonde. 

Ce changement signifie également une réduction globale de la consommation de papier. « Une fois que les équipes ont déménagé, elles partagent souvent des bureaux et beaucoup travaillent en mode hybride. Les gens apportent moins d’effets personnels et impriment beaucoup moins », dit-elle. 

L’équipe des RH, par exemple, est passée de deux étages complets au 8300 Décarie à moins d’un étage au 5100 de Maisonneuve. Le personnel est resté le même, mais il y a moins de bureaux et moins d’espace, grâce à une planification plus intelligente. 

Du désordre à la bonne cause 

Les fournitures de bureau, telles que les porte-dossiers suspendus excédentaires, les classeurs, les enveloppes avec d’anciennes adresses et les tampons encreurs, ne sont plus jetées. Elles sont emballées et envoyées aux écoles, avec des échantillons reçus des fournisseurs (finitions en mélamine, tissus, vinyle, échantillons de peinture, finitions en bois, etc.) qui sont utilisés pour les activités artistiques et artisanales. « C’est incroyable ce que les écoles peuvent faire avec de vieux matériaux », dit Rosemarie. « Ce qui est des déchets pour nous peut être une source d’inspiration pour quelqu’un d’autre. »  

Pierre-Étienne ajoute : « Cela a commencé pendant la pandémie. Les départements avaient des stocks de fournitures, dont certaines arrivaient à expiration, alors nous avons cherché des endroits où les donner. » Les fournitures cliniques périmées du service de santé du personnel ont été données au Centre de simulation du CUSM, situé au 5100 De Maisonneuve, 4e étage. 

Quelques exemples : 

· La Commission scolaire de Montréal, qui a récupéré des étagères et des classeurs. 

· La Maison d’Haïti, qui a reçu des meubles pour aider les familles de réfugiés. 

· De nouvelles cliniques internationales, notamment des projets en Afrique de l’Ouest. 

« Les tables d’examen et les articles encombrants — vieux lits, civières ou grands bureaux qui ne rentrent plus dans nos bureaux plus petits ou partagés — ne sont peut-être pas nécessaires ici, dans les hôpitaux, explique-t-il, mais ils peuvent être essentiels ailleurs. » Les fournitures cliniques périmées provenant du service de santé du personnel ont également été données au centre de simulation. 

Réduire les déchets électroniques 

Des centaines de téléphones fixes et de câbles inutilisés ont été récupérés, réutilisés ou donnés à travers le réseau. « Rien que lors du déménagement des ressources humaines, nous avons récupéré plus de 150 écrans et 400 téléphones », précise Rosemarie. 

Des transports plus intelligents 

Même la façon dont les déménagements sont effectués a changé. « Nous choisissons des camions électriques lorsque c’est possible et planifions les itinéraires de manière à réduire le nombre de trajets, explique Pierre-Étienne. Parfois, nous desservons trois sites en une journée. Cela prend moins de temps et d’énergie et est plus efficace. »  

L’équipe a également investi dans des formations sur le développement durable et a participé à des conférences afin de ramener les meilleures pratiques au CUSM. 

Un changement de mentalité 

Il s’agit d’un effort collectif. « Nous sommes une petite équipe, composée de seulement 11 personnes, mais nous nous sommes approprié le projet », explique Teresa. « Il n’est pas nécessaire d’avoir un budget important pour faire des choix durables. Il suffit d’être déterminé. » 

« Ces déménagements deviennent la nouvelle norme pour les futures relocalisations », ajoute Rosemarie. L’équipe espère que son approche inspirera d’autres personnes.