Priorité : informer
Les spécialistes du Web au rendez-vous de tous les défis
Nous sommes le mardi 10 mars 2020. Aux bureaux administratifs du Centre universitaire de santé McGill (CUSM) sur la rue Guy, l’équipe des médias numériques est à pied d’œuvre pour régler certains problèmes et bonifier des fonctions d’affichage sur l’intranet. En effet, l’arrivée de la menace de la COVID-19 pressait l’équipe à trouver rapidement des solutions.
L’objectif était de permettre à toute la communauté du CUSM d’accéder aisément et rapidement aux informations et outils nécessaires pour faire leur travail en temps de crise. En étroite collaboration avec l’équipe des services informatiques (SI), l’équipe médias numériques a dû redoubler d’efforts permettre l’accès à l’intranet, particulièrement à tous ceux qui dorénavant devaient travailler à distance.
« Tout s’est passé si vite », se souvient Ramus Yango-Sindo, webmestre. « Presque du jour au lendemain, un bon nombre de nos employés se sont retrouvés à la maison, avec un besoin pressant d’accéder à de l’information nécessaire pour travailler. Seulement de février à avril 2020, on a vu le nombre de connexions pour l’intranet augmenter de plus de 350 %, du jamais vu ! »
Éliane Leroux-Lafortune, chef d’équipe médias numériques, renchérit : « En fait, nous avons vu le nombre d’utilisateurs augmenter de façon significative en quelques jours seulement. Et grâce à une collaboration avec le Département de gouvernance de la sécurité de l’information, nous avons pu permettre l’accès à l’intranet aux médecins également, de leur domicile ou sur leur téléphone cellulaire, et ce, en toute sécurité ».
Pour diffuser rapidement les informations validées par le Centre de coordination des mesures d’urgence (CCMU), l’équipe a créé une nouvelle section sur la COVID-19 pour les employés du CUSM. « La pandémie évolue si rapidement, et toutes nos équipes doivent s’adapter constamment », dit Alex Roussin, programmeur analyste, « L’intranet est un outil important pour l’organisation dans ce contexte. C’est l’endroit où tous peuvent trouver les nouvelles, politiques et procédures en vigueur, ainsi que les bons coups de nos équipes et des références d’articles des médias. Cette page est mise à jour 7 jours sur 7 — entre autres, grâce à l’aide de nos collègues de l’équipe des communications ».
Afin d’informer nos patients des changements qui s’opèrent sur nos sites, l’équipe a également mis sur pied une page COVID-19 sur site Web du CUSM, dotée notamment d’une FAQ et des informations utiles pour que les patients puissent se préparer à leur rendez-vous en temps de pandémie.
Plus de deux mois se sont écoulés depuis le début de la crise. « Nous continuons à travailler fort pour que tous puissent avoir accès à de l’information pertinente, au moment opportun », dit Éliane Leroux-Lafortune. « Il faut être agile et polyvalent pour constamment réagir aux situations changeantes. Notre but, c’est de mettre de l’avant des technologies de communications au service de notre établissement. Nous continuons d’avancer, d’évoluer. »