HOP Lachine - ateliers

Les ateliers: une démarche basée sur la méthode Lean design

La modernisation d’un hôpital est une occasion en or pour repenser les façons de faire. Avant d’élaborer des plans, il est important de penser à améliorer l’organisation du travail pour offrir un meilleur service aux patients. C’est ce que les ateliers Lean design nous ont permis de de faire. En d’autres mots, ces ateliers étaient l’occasion de réfléchir ensemble aux différentes façons de placer les patients et leurs familles au cœur des processus de soins et d'améliorer leur expérience.

Des patients partenaires ont d’ailleurs participé de façon active et systématique aux ateliers. En intégrant les équipes, ils ont collaboré avec les autres parties prenantes (les employés, la direction clinique et administrative de l'hôpital et les équipes de planification et de coordination de la démarche) afin de définir le plan fonctionnel de l’Hôpital de Lachine – un hôpital orienté patients!

HOP Lachine ateliers

 

Atelier 1 (10 mars 2016)

Définir la vision du projet et les principes directeurs

Objectifs

Les participants ont été invités à imaginer l’Hôpital de Lachine de 2020.

Par la suite, ils ont discuté en table ronde et ciblé plusieurs éléments consensuels sur chacun des cinq thèmes devant faire partie de la vision du projet :

  • L'expérience du patient
  • Les soins et les meilleures pratiques
  • L’environnement et les services de soutien
  • Nos employés 
  • Notre hôpital au sein de sa communauté

En plus des ateliers, une consultation sur le futur de l’hôpital a été menée auprès de 255 personnes, incluant des patients, des membres du personnel, des médecins et des résidents de Lachine.

Résultat

Les principes directeurs constitueront la base des ateliers subséquents.

Les stats

  • 42 participants
  • 15 sujets explorés
  • 6h30 de brainstorming
  • 2862 idées générées

Ils/elles ont dit

  • Séance animée et interactive; concept article de journal intéressant.
  • Échange d’idées avec des personnes de différents milieux; nous avons tous des priorités semblables.
  • Très bonne préparation, dynamisme de l’équipe, maîtrise du temps

 

Atelier 2 (15,16 et 17 juin 2016)

Documenter les flux actuels et futurs des patients

Objectifs

À l’aide de maquettes en 2 et 3 dimensions, les participants ont établi la cartographie actuelle de cinq trajectoires de soins des patients : bariatrie, diabètes, cataractes, gériatrie et maladie pulmonaire obstructive chronique (MPOC).

Ils ont ensuite analysé les problématiques et identifié des opportunités d’amélioration. Enfin, ils ont dressé une cartographie idéale.

Lors de cette rencontre, il était important de maintenir une vision centrée sur le patient, de construire une trajectoire qui serait à son service, de dépasser la réalité d’un seul secteur afin d’avoir une vision globale et d’arriver à un consensus.

Résultat

La cartographie idéale des trajectoires de soins respecte les principes directeurs du projet.

Les stats

  • 65 participants
  • 25 scénarios explorés
  • 23 heures de réflexion
  • 3 jours de travail

Ils/elles ont dit

Videos youtube qui ne fonctionnent plus

 

Atelier 3 (30 novembre et 1er décembre 2016)

Élaborer le schéma organisationnel futur

Objectifs

À l’aide de maquettes en 2D et 3D, les participants ont pu explorer les liens de proximité clinique entre les unités fonctionnelles de l’hôpital. Ils ont identifié les liens essentiels, les liens importants et les liens souhaitables entre les unités, pour ensuite créer le schéma organisationnel.

La firme de consultation Groupe Solutions Systémiques (GSS) s’est jointe à l’équipe de projet pour apporter son expertise en Lean Design au processus de planification du futur hôpital.

Résultat

Le schéma organisationnel illustre les liens de proximité essentiels et importants et est la colonne vertébrale du projet.

Les stats

  • 65 participants
  • 4 activités
  • 12 scénarios de proximité explorés
  • 2 jours de travail

Ils/elles ont dit

  • L'engagement des participants vis-à-vis l'amélioration des soins à l'Hôpital de Lachine est vraiment marquant! Une vraie belle équipe!
  • Très bel atelier, bon avancement du projet. Beau travail de l'équipe.
  • C’est un honneur pour moi de participer au futur de l’hôpital auquel j’ai un sentiment d’appartenance immense depuis toujours.

 

Atelier 4 (24 et 25 janvier et le 3 février 2016)

Développer l’hypothèse d’implantation

Objectifs

Les participants ont évalué cinq différents scénarios d’implantation. À l’aide d’une grille d’évaluation qui intégrait les volets clinique et fonctionnel, ils ont identifié les forces et les faiblesses de chaque scénario. C’est à partir de cette évaluation que deux nouvelles hypothèses de travail améliorées ont été formulées et, ensuite, évaluées.

Il était important de prendre conscience en équipe des contraintes et des possibilités du site et du bâtiment de l’Hôpital de Lachine, tout en respectant les attentes du personnel de l’hôpital et les exigences de la Société québécoise des infrastructures (SQI) et du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS).

Résultat

L’hypothèse « A » a reçu la plus haute note d’évaluation et deviendra l’hypothèse de référence pour le prochain atelier.

Les stats

  • 75 participants
  • 5 activités
  • 7 scénarios explorés
  • 2 ½ jours de travail

Ils/elles ont dit

  • La modernisation arrive dans un avenir rapproché; je pourrai voir le résultat et travailler dans les nouveaux lieux !
  • En tant que patiente, je trouve cela incroyable de pouvoir participer activement et de me sentir écoutée.
  • C’est en mettant en commun les objectifs de tous qu’on réalise que ce projet est beaucoup plus complexe qu’on l’aurait pensé. Je suis contente de pouvoir y contribuer!

 

Atelier 5 (1er, 2, 28 et 29  mars, 6, 7 et 13 avril et 3, 30 et 31 mai 2017)

 

Explorer les modèles de fonctionnement

Objectifs

L’atelier 5 s’est déroulé en deux étapes :

Pour la première étape, les participants ont reçu une formation pratique Lean Six Sigma de niveau ceinture blanche de deux jours. Ils ont pu apprendre les principes, la philosophie et la méthodologie Lean Six Sigma pour ensuite les appliquer de façon concrète en élaborant la cartographie du mode de fonctionnement actuel de l’hôpital.

L’approche Lean dans les soins de santé vise à améliorer les gaspillages liés aux processus et à la fluidité grâce à une analyse systémique et interdisciplinaire, plutôt que segmentée par département ou spécialité. En éliminant les irritants et les gaspillages, trois bénéfices sont visés :

  • L’amélioration de la qualité de l’expérience de soins du patient.
  • La diminution des irritants pour les professionnels.
  • La diminution des coûts de gestion et d’opération.

La deuxième étape comprenait quatre ateliers Lean Kaizen 3P (patient, processus, préparation). Les participants ont été divisés en quatre groupes : services ambulatoires; urgence et soins intensifs; bloc opératoire et endoscopie; et soutien clinique et logistique.

Pour chacun de ces secteurs, les groupes ont intégré les apprentissages Lean pour caractériser le mode de fonctionnement actuel du point de vue de l’expérience du patient, des processus et de l’organisation du travail et de l’espace. Ils ont aussi défini des occasions d’amélioration, pour ensuite développer et tester plusieurs scénarios d’organisation future du secteur dans le cadre de la modernisation de l’Hôpital de Lachine.

Résultat

Plusieurs scénarios d’organisation spatiale, où les participants ont pu esquisser des modes de fonctionnement futurs efficaces. Voir un exemple ici.

Les stats

  • 118 participants
  • 30 activités
  • 27 scénarios explorés
  • 10 jours de travail
  • 52 certifications Lean ceinture blanche

Ils/elles ont dit

  • Nous avons commencé avec des regards vides et avons fini par créer des scénarios qui respectent le flux des patients, leur dignité, l'utilisation mutuelle de l’espace, etc. Une évolution étonnante. J’ai hâte de voir le résultat.
  • Atelier très interactif- grande énergie. Grande appréciation des connaissances des employés de l'hôpital et de leur dévouement.
  • La participation sans réserve du personnel de Lachine présent aux ateliers est l'élément clé de la réussite de ce projet.

 

Événement bilan (6 juin 2017)

 

Partager le résultat des ateliers

 Objectifs

Le 6 juin 2017, les représentants des différents groupes participants aux ateliers Lean Design se sont réunis dans une grande salle de la Congrégation des Soeurs de Sainte-Anne pour célébrer la fin d’une étape essentielle du projet de modernisation Hop Lachine! : la série d’ateliers Lean design.

« Nous sommes ici non seulement pour célébrer la fin de cette étape, mais aussi pour reconnaître le dévouement et l’enthousiasme de tous les participants, a dit Chantale Bourdeau, Coordonnatrice clinico-administrative de l’Hôpital de Lachine et du Centre d’hébergement Camille-Lefebvre du CUSM. Votre contribution au succès des ateliers et de ce projet est inestimable. Votre dévouement à notre hôpital "communiversitaire" est très apprécié. »

Selon Imma Franco, directrice des Services techniques et Planification immobilière, les bienfaits de cette transformation seront nombreux.

« Le projet de modernisation Hop Lachine! vise haut, a-t-elle dit. Nous voulons régler les problèmes d’infrastructure et améliorer les installations afin d’offrir un environnement de soins et de travail sécuritaire et efficace, qui facilite la guérison. »

La diversité d’expériences et de points de vue des participants est une des forces du projet, mais présente aussi des défis, comme l'a expliqué le Dr Serge Carrier, urologue et directeur chirurgical de L’Hôpital de Lachine.

 « Au cours des ateliers, il fallait que chacun dépasse la réalité de son secteur afin d’avoir une vision globale. Ensemble, il fallait arriver à un consensus et bâtir les activités subséquentes selon ce consensus.»

Un bilan des ateliers

Le moment fort de la rencontre a été la tournée sur les ateliers. Des membres de la direction et des gestionnaires étaient invités à visiter 12 kiosques d’information, où des animateurs leur faisaient part du travail accompli par les équipes au cours des mois précédents.

Aussi dans le programme de cette matinée mémorable : un rappel des moments marquants, un questionnaire sur l’expérience des participants, un résumé des prochaines étapes, un tirage, de la pizza et du gâteau!

Participants

  • Dre Ewa Sidorowicz, directrice générale adjointe aux affaires médicales et DSP, CUSM – promotrice du projet
  • Imma Franco, directrice, Services techniques et Planification immobilière, CUSM – promotrice du projet
  • Andréanne Saucier, directrice, Soins infirmiers, CUSM
  • Représentants des départements de la Qualité, des Ressources humaines, des Finances et des Communication du CUSM Patients partenaires
  • Employés ambassadeurs
  • Équipes de planification et de coordination
  • Équipe des services techniques de Lachine
  • Firme GSS Inc.
  • Congrégation des Sœurs de Sainte-Anne

Ils/elles ont dit

  • Cet exercice de coopération exigeait des participants une grande ouverture, de la solidarité, de la patience et une bonne dose d’humour pour enfin arriver au moment clé de chaque étape, le "thumbs-up". ― Chantale Bourdeau
  • Les décisions prises en consensus permettront d’améliorer la sécurité des patients, la qualité des soins et la fluidité des trajectoires de soins; l’environnement de travail de l’hôpital sera non seulement performant, mais aussi agréable et stimulant. ― Dre Ewa Sidorowicz

Galerie photos

Hop Lachine - les ateliers / the workshops